Checklist para elegir un software de inventario sanitario

Antes de mirar productos: define tu necesidad

• ¿Cuántos centros, almacenes y usuarios tienes ahora y en tres años?
• ¿Qué productos caducan y necesitan lote? ¿Cuáles no?
• ¿Quién compra, quién aprueba, quién recibe y quién consume? Dibuja el flujo.
• ¿Qué te duele hoy: roturas, caducidades, falta de visibilidad, compras duplicadas, informes lentos?

Bloque 1 · Inventario, lotes y caducidades

1. ¿Gestiona lotes y fechas de caducidad por producto, con obligatoriedad configurable?
2. ¿Propone la salida por FEFO y registra las excepciones?
3. ¿Impide dar salida a lotes caducados, bloqueados o en cuarentena?
4. ¿Tiene alertas de caducidad escalonadas y configurables?
5. ¿El historial de movimientos es inmutable y las correcciones se hacen con contramovimientos?
6. ¿Evita el stock negativo (o lo permite solo si tú lo decides)?
7. ¿Soporta varios almacenes y ubicaciones, con transferencias que conservan el lote?
8. ¿Incluye inventario físico con conciliación y ajustes auditados?

Bloque 2 · Compras y proveedores

1. ¿Hay un flujo de solicitud → aprobación → pedido → recepción?
2. ¿Se puede configurar la separación de funciones (quien crea no aprueba)?
3. ¿Soporta recepciones parciales y detecta pedidos duplicados?
4. ¿Guarda el histórico de tarifas por proveedor y producto?
5. ¿Ofrece indicadores de proveedor (plazo real, incidencias) o comparación entre ellos?

Bloque 3 · Organización y seguridad

1. ¿Los permisos se pueden limitar por centro y por almacén, no solo por rol global?
2. ¿Hay aislamiento estricto entre organizaciones (si es SaaS)?
3. ¿Existe auditoría de acciones y exportaciones?
4. ¿Cómo se gestionan sesiones, contraseñas y doble factor? (En MedSupply, el doble factor está en desarrollo.)
5. ¿Hay copias de seguridad cifradas y un procedimiento de restauración probado?
6. ¿Dónde se alojan los datos y qué opciones de instalación privada hay?

Bloque 4 · Informes y analítica

1. ¿Los informes básicos (existencias, valoración, caducidades, consumo, compras) están incluidos?
2. ¿Se exportan a CSV/Excel/PDF respetando permisos? (MedSupply exporta CSV hoy; PDF y XLSX son próximamente.)
3. ¿La previsión o recomendaciones explican su fundamento o son una caja negra?
4. ¿Las recomendaciones requieren aprobación humana o actúan solas?

Bloque 5 · Implantación, coste y soporte

1. ¿Qué incluye el precio y qué es extra (usuarios, almacenes, almacenamiento, integraciones)?
2. ¿Hay ayuda para importar tu catálogo y tu inventario inicial?
3. ¿Qué soporte y qué tiempos de respuesta ofrece?
4. ¿Puedo exportar mis datos si algún día me voy?

Cómo probarlo de verdad

1. Pide una demostración con tu caso: un producto con lote y caducidad, una recepción parcial, una transferencia y una salida con excepción FEFO.
2. Pregunta qué ocurre cuando algo sale mal: ¿cómo se corrige un error de stock sin borrar el historial?
3. Habla con la persona de almacén y con la de compras: quien lo va a usar debe poder opinar.
4. Define 3–5 criterios de éxito medibles para los primeros 90 días (p. ej., reducir caducados, tiempo de recepción).