Trazabilidad
Trazabilidad de lotes en centros sanitarios: qué registrar y cómo
Qué datos capturar desde la recepción hasta el consumo para saber dónde está cada lote y responder rápido ante una alerta.
La trazabilidad es la capacidad de reconstruir el recorrido de un producto: de dónde vino, dónde estuvo, quién lo movió y dónde terminó. Cuando un fabricante comunica un problema con un lote concreto, la pregunta es siempre la misma: ¿qué unidades de ese lote tenemos y dónde están ahora? Si tardas horas en responder, hay un problema de trazabilidad.
Esta guía describe qué información conviene registrar en cada paso del circuito de un producto, cómo mantenerla fiable y cómo comprobar, con un simulacro, que realmente funciona.
Trazabilidad hacia atrás y hacia delante
- Hacia atrás: dado un producto en tu almacén, saber de qué proveedor, pedido, albarán y lote procede.
- Hacia delante: dado un lote, saber dónde está cada unidad y qué departamentos o centros la han consumido.
Una trazabilidad útil permite ambas. Para ello, cada movimiento de stock debe quedar ligado a un lote, no solo a un producto.
El circuito y los datos de cada etapa
| Etapa | Qué registrar |
|---|---|
| Compra | Pedido, proveedor, fecha, precio, referencias del proveedor. |
| Recepción | Albarán, fecha, cantidades, lote, caducidad, daños, ubicación asignada, quién recibe. |
| Almacenamiento | Almacén y ubicación; estado del lote (disponible, cuarentena, bloqueado, retirado). |
| Transferencias | Origen y destino, cantidad, lote, usuario, fecha y motivo. |
| Salida / consumo | Departamento o área, lote, cantidad, usuario, fecha; si hubo excepción FEFO, su motivo. |
| Ajustes y bajas | Motivo, aprobación, lote afectado; corrección mediante movimiento compensatorio. |
Cinco principios para que sea fiable
- Un movimiento, un registro. Cada entrada, salida o transferencia genera una línea con fecha, usuario y lote.
- El historial no se reescribe. Si te equivocas, corriges con un movimiento contrario enlazado al original; nunca editando el original.
- Identificación única del lote por producto: mismo código de lote del fabricante, normalizado (mayúsculas, sin espacios).
- Captura en el momento. Registrar el lote al recibir cuesta segundos; reconstruirlo meses después, imposible.
- Estados explícitos. Un lote en cuarentena o retirado no debe poder salir por error.
Cómo responder a una retirada o alerta de calidad
- Identifica el producto y los códigos de lote afectados según la comunicación del fabricante.
- Bloquea de inmediato esos lotes para que no puedan salir de ningún almacén.
- Localiza el stock existente: almacén, ubicación y cantidad.
- Revisa los movimientos para saber qué unidades ya salieron y hacia dónde.
- Documenta la actuación (quién, cuándo, qué se hizo con cada unidad) y sigue las instrucciones del fabricante y de la normativa aplicable.
Haz un simulacro
Elige un lote al azar de hace tres meses y plantea: ¿cuántas unidades recibimos? ¿Cuántas quedan y dónde? ¿Quién consumió el resto y cuándo? Mide cuánto tardas. Si la respuesta lleva más de unos minutos o tiene huecos, ahí está tu mejora.
La trazabilidad en MedSupply
- Cada movimiento queda en un libro inmutable (la base de datos rechaza modificarlo o borrarlo) con lote, usuario, fecha, motivo y documento asociado.
- El saldo de existencias se puede conciliar con el libro en cualquier momento.
- Las recepciones crean o actualizan lotes y permiten bloquear mercancía en el acto.
- El libro de movimientos se filtra por producto, lote, almacén, usuario y fechas.
- La auditoría registra altas, cambios de estado de lote y exportaciones.
Más detalle en la página de trazabilidad.
Preguntas frecuentes
¿Basta con anotar el lote en la recepción?
Es el primer paso, pero la trazabilidad completa exige que cada salida y transferencia también quede ligada al lote.
¿Qué hago si el proveedor no informa del lote?
Reclámalo en la recepción; sin lote no puedes garantizar trazabilidad. Mientras tanto, bloquea el producto o regístralo con un código interno claramente identificado.
¿Cuánto tiempo conservar los registros?
Depende de la normativa aplicable a tu tipo de producto y actividad. Consulta a tu responsable de cumplimiento.
¿Se puede corregir un lote mal registrado?
Sí, con un movimiento compensatorio y el lote correcto, no editando el original, para no perder la historia.
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