Cómo controlar las caducidades del material sanitario

Por qué caduca material en centros bien organizados

Casi nunca es negligencia. Suelen ser causas estructurales que se repiten en clínicas, residencias y laboratorios:

• Compras en volumen sin visibilidad de lo que ya hay. Se aprovecha un descuento por cantidad y se acumula más de lo que se consume antes de la fecha.
• Lotes mezclados en el mismo hueco. Si el material nuevo se coloca delante del antiguo, el antiguo se queda atrás y se olvida.
• Cambios de consumo. Un protocolo cambia, una campaña termina o se abre un nuevo centro y el stock acumulado ya no encaja.
• Sin aviso anticipado. Descubrir una caducidad cuando falta una semana ya no deja margen para devolver al proveedor o redistribuir entre centros.
• Dependencia de una persona. El conocimiento de «qué hay y dónde» vive en la cabeza de quien lleva el almacén.

Un buen control ataca todas a la vez: registra la caducidad al recibir, avisa con tiempo, ordena la salida y deja rastro de cada decisión.

Qué datos registrar de cada lote

El control de caducidades se apoya en el lote, no en el producto. Dos cajas del mismo artículo pueden caducar con un año de diferencia. Por cada lote recibido conviene guardar, como mínimo:

Cómo definir avisos de caducidad que sirvan

Un solo aviso a «30 días» llega tarde para productos que se piden con plazo largo y es ruido para otros que rotan en una semana. Funciona mejor un escalado de avisos, por ejemplo a 180, 90, 60, 30 y 15 días, con significado distinto en cada tramo:

En MedSupply estos umbrales son configurables por organización y por categoría, y las alertas se recalculan automáticamente con cada movimiento de stock.

Rotación: que salga antes lo que caduca antes

Avisar no basta si el almacén sigue sacando por comodidad lo que está más a mano. El criterio de salida recomendado es FEFO (*First Expired, First Out*: primero en caducar, primero en salir). Lo explicamos en detalle en la guía qué es FEFO y cómo aplicarlo.

• Coloca el lote que caduca antes delante o en la zona de salida preferente.
• Señaliza con etiquetas de color por trimestre o semestre de caducidad si trabajas con papel.
• Permite excepciones justificadas (un lote concreto por indicación de un responsable), pero deja constancia del motivo.

Una rutina semanal de revisión

1. Lunes: abre el listado de lotes que caducan en los próximos 60 días y filtra por centro.
2. Decide por cada lote: consumir, redistribuir, devolver o dar de baja.
3. Comunica a compras los productos con riesgo para frenar nuevos pedidos.
4. Registra la baja de lo caducado con fecha, lote, cantidad y motivo.
5. Una vez al mes, revisa cuánto se perdió y por qué (ver cómo reducir mermas por caducidad).

Cómo saber si lo estás haciendo bien

• Valor caducado al mes (en euros y en % del valor del inventario).
• Lotes dados de baja con menos de 30 días de aviso: si son muchos, los avisos llegan tarde.
• Cobertura en días de cada producto frente a su vida útil restante: no tiene sentido tener 200 días de cobertura de algo que caduca en 90.
• Excepciones FEFO: demasiadas indican problemas de ubicación o de proceso.

Cómo se resuelve con un software de inventario

Una hoja de cálculo puede llevar una lista de caducidades, pero no impide dar una salida de un lote caducado ni recalcula avisos cuando cambia el stock. Un software específico automatiza lo que más falla:

• El producto puede exigir lote y caducidad al dar entrada: sin esos datos no se puede recibir.
• Un lote caducado o bloqueado no puede salir del almacén.
• Las alertas escalonadas se generan solas y se resuelven cuando el problema desaparece.
• La salida propone el lote por FEFO y una excepción exige motivo.
• Todo movimiento queda en un libro inmutable: se corrige con movimientos compensatorios, no editando el pasado.