Cómo reducir las mermas por caducidad en clínicas y almacenes

Paso 1 · Medir lo que se pierde

Sin una línea base no sabrás si mejoras. Registra cada baja por caducidad con producto, lote, cantidad, valor y centro, y calcula al mes:

• Valor caducado en euros.
• % sobre el valor del inventario o sobre las compras.
• Top 10 de productos que más caducan.
• Cuántas bajas se detectaron con menos de 30 días de antelación.

Si registras las bajas como movimientos con motivo, el informe de caducidades y el libro de movimientos te dan esta información sin trabajo extra.

Paso 2 · Identificar las causas

Paso 3 · Comprar mejor

• Calcula punto de pedido y máximo con datos reales (guía de stock mínimo y punto de pedido).
• Para productos perecederos, limita la cantidad a lo que se consumirá antes de la caducidad, aunque el descuento por volumen tiente.
• Pide caducidad mínima en recepción y rechaza o bloquea lotes demasiado cortos.
• Considera pedidos más frecuentes y pequeños si el proveedor lo permite.

Paso 4 · Rotar con FEFO y avisar a tiempo

Aplica FEFO y configura alertas escalonadas (180, 90, 60, 30 y 15 días). El valor de los avisos tempranos es que dejan margen para consumir, redistribuir o devolver, no solo para dar de baja.

Paso 5 · Redistribuir entre centros

Si un centro tiene un lote que no va a consumir y otro lo necesita, una transferencia evita una baja. Para eso necesitas ver el stock por lote de todos los centros (con los permisos adecuados) y poder mover el producto conservando su lote e historial. Es una de las ventajas de trabajar con una estructura de organización multi-centro.

Paso 6 · Negociar devoluciones y canjes

• Muchos proveedores aceptan canje de lotes próximos a caducar si se avisa con tiempo (por eso importan los avisos a 90 y 60 días).
• Documenta las condiciones de devolución de cada proveedor.
• Registra la devolución como un movimiento con su lote y referencia.

Cierra el círculo

Revisa cada mes los indicadores del paso 1. Si el valor caducado baja y las roturas no suben, vas bien; si bajan las mermas pero aumentan las roturas, has recortado demasiado. El objetivo es el equilibrio, no el cero absoluto.