Control interno
Separación de funciones en compras: qué es y cómo aplicarla
Quien pide no aprueba, quien aprueba no recibe: cómo definir roles y controles sin burocracia excesiva.
La separación de funciones es un principio de control interno: ninguna persona debería controlar de principio a fin una operación sensible. En compras significa que quien crea un pedido no es quien lo aprueba, y quien recibe la mercancía no es quien la paga.
No es desconfianza hacia las personas: protege a todos. Reduce errores, evita conflictos de interés y facilita las auditorías. Aquí verás cómo aplicarla de forma proporcionada, también en centros pequeños.
El principio en compras
El circuito de compra tiene fases con riesgos distintos. Cuantas más manos intervengan, más difícil es que un error o una irregularidad pase desapercibido:
| Fase | Riesgo si la hace la misma persona |
|---|---|
| Solicitar / crear el pedido | Pedidos innecesarios o dirigidos a un proveedor concreto. |
| Aprobar | Aprobarse a uno mismo sin revisión independiente. |
| Recibir la mercancía | Dar por recibido lo que no ha llegado. |
| Registrar y pagar la factura | Pagos sin respaldo en una recepción real. |
| Ajustar el inventario | Ocultar faltas con ajustes sin supervisión. |
Roles típicos
- Compras: crea pedidos, negocia con proveedores, gestiona tarifas.
- Responsable de centro o finanzas: aprueba pedidos según importe o criterio.
- Almacén: recibe, comprueba y registra la entrada; gestiona el inventario.
- Finanzas / administración: controla facturas y costes.
- Auditor: consulta todo y no modifica nada.
Los permisos de MedSupply se asignan por rol y se pueden limitar a un centro o a un almacén, de modo que un responsable de centro solo aprueba lo de su centro.
Cómo aplicarla, paso a paso
- Dibuja tu circuito real de compra, de la necesidad al pago.
- Marca los puntos críticos: importes altos, proveedores nuevos, pedidos urgentes, ajustes de inventario.
- Asigna a cada fase una persona o rol distinto donde sea razonable.
- Define umbrales: por ejemplo, aprobación obligatoria por encima de cierto importe.
- Documenta el procedimiento y compártelo con el equipo.
- Revisa periódicamente excepciones, pedidos urgentes y ajustes.
Y si solo somos dos o tres personas
En un centro pequeño no siempre hay roles distintos para todo. Soluciones proporcionadas:
- Que el titular o la dirección apruebe los pedidos que crea otra persona, aunque sea con un clic.
- Que quien recibe sea distinto de quien pide, aunque sea a veces rotando.
- Que un tercero (gestoría, dirección) revise cada mes el informe de pedidos, ajustes y excepciones.
- Activar registros de auditoría: saber quién hizo qué es en sí un control.
Cómo se aplica en MedSupply
- Pedidos con flujo de aprobación: borrador, pendiente de aprobación, aprobado, enviado, confirmado, recibido.
- Por defecto, nadie puede aprobar un pedido o una solicitud de compra que ha creado él mismo; es configurable por organización.
- Detección de pedidos duplicados (mismas líneas, mismo proveedor y almacén en 24 horas).
- Aprobación de ajustes de inventario físico y compensaciones con motivo.
- Auditoría de acciones y rol de auditor de solo lectura.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatoria?
No como norma general para todos los centros, pero es una buena práctica de control interno y puede ser exigible según la naturaleza de tu organización o de tus auditorías. Consulta a tu asesoría.
¿Se puede desactivar en MedSupply?
Sí, es un ajuste de la organización. Recomendamos mantenerla activa salvo centros con una sola persona.
¿Quién debe aprobar un pedido urgente?
El mismo responsable de aprobación, pero con un canal rápido; lo importante es que quede registrado.
¿Qué ocurre si no hay ningún aprobador disponible?
Define un suplente por rol (otro responsable de centro o finanzas) para no bloquear la operativa.
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