Inventario físico paso a paso: cómo contar y conciliar el stock

Por qué hacer inventarios físicos

• Detectar errores de registro (salidas no anotadas, recepciones duplicadas, productos mal ubicados).
• Descubrir mermas y pérdidas que no se ven en los datos.
• Localizar lotes caducados o próximos a caducar olvidados.
• Dar fiabilidad a las alertas de stock, a la previsión de compras y a la valoración del inventario.
• Disponer de evidencia ante auditorías o revisiones internas.

Inventario completo o recuento cíclico

Una combinación habitual: cíclico mensual de los productos A (más valiosos o críticos) y completo anual de todo el almacén.

Antes de contar: preparación

1. Fija alcance y fecha: almacén(es), categorías y quién cuenta.
2. Ordena el almacén: agrupa productos iguales, retira cajas vacías, separa el material dañado o caducado.
3. Cierra las operaciones pendientes: recepciones por registrar, salidas por anotar. Si hay movimientos a medias, el recuento no cuadrará.
4. Congela los movimientos del almacén mientras dura el conteo (o documenta con rigor cualquier movimiento concurrente).
5. Prepara las hojas de recuento (idealmente «a ciegas», sin mostrar la cantidad teórica, para evitar sesgos).

Durante el conteo

• Cuenta por lote y ubicación, no solo por producto: así detectas lotes caducados y errores de ubicación.
• Trabaja en parejas (uno cuenta, otro anota) o haz un segundo conteo ciego de los productos con diferencias.
• Anota la fecha de caducidad de lo que veas si no coincide con lo registrado.
• Marca el material dañado, abierto o dudoso en lugar de mezclarlo con el stock útil.

Revisar y analizar las diferencias

Compara lo contado con lo teórico. Para cada diferencia relevante, antes de ajustar, busca la causa:

Prioriza por valor económico y por criticidad: una diferencia de 3 euros no merece el mismo esfuerzo que una de 300 o la de un producto esencial.

Cómo ajustar sin borrar el pasado

Un ajuste de inventario no debe «pisar» el dato antiguo. La práctica correcta es registrar un movimiento de ajuste (positivo o negativo) con su motivo, la fecha, quién lo aprueba y el inventario del que procede. Así, el historial cuenta toda la historia, también tus correcciones.

• Aprobación del ajuste por una persona distinta de la que contó, cuando sea posible.
• Motivo y referencia al inventario en cada línea.
• Informe final con las diferencias, su valor y las causas identificadas.

Después del inventario

1. Corrige las causas (formación, ubicaciones, proceso de registro de consumos).
2. Actualiza las ubicaciones y etiquetas.
3. Revisa los mínimos y máximos a la luz de lo visto (ver stock mínimo y punto de pedido).
4. Programa el siguiente conteo cíclico.